「フリーランスエンジニアは何を経費にできるの？」
「経費を上手く計上すると節税効果があるってほんと？」
「フリーランスならできるだけ費用は経費として計上した方がお得」といった`噂は聞くものの、何を経費にできるのか曖昧な人は多いでしょう。
実際に、業務に関連するものは可能な限り経費にすることで、節税になることは事実です。しかし一方で、経費を計上しすぎると税務調査の対象になりやすいということもあります。
そこで、今回はフリーランスエンジニアが経費として計上できる項目を紹介します。経費を計上する際の注意点も解説するので、ぜひ参考にしてください。
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フリーランスエンジニアが経費にできる項目13選
ここからは、フリーランスエンジニアが経費にできる項目を、13個にまとめて紹介します。
- 地代家賃費
- 水道光熱費
- インターネットなどの通信費
- コピー用紙などの消耗品
- 勉強会などへの交通費
- 接待交際費
- 他者に業務依頼する際の外注費
- パソコンや周辺機器の購入費
- セミナーなどへの参加費
- 租税公課
- 新聞図書費
- 雑費
- 広告宣伝費
地代家賃費
仕事で使用する地代家賃は、経費として計上できます。地代家賃とは、仕事で使用する土地や建物などを借りる際に支払う賃料です。
フリーランスエンジニアなら事務所以外にも、アパートやマンションを借りて地代家賃で計上できます。地代家賃は建物の種類は問わないうえに、仕事上必要なら駐車場代の計上も可能です。
地代家賃費の計上なら、全額を経費にできます。ただし、アパートなどを借りる際に必要な敷金や保証金などは計上できない点に注意が必要です。
水道光熱費
事務所などを借りて仕事をする場合には、水道・光熱費は全額経費にすることが可能です。ただし、自宅で仕事をするなら、電気代に按分率を乗じて経費にします。
水道代やガス代はほとんど仕事で使わないため、自分で按分率を決める（按分率2～5％が好ましい）または計上しないかを選びましょう。電気代の按分率の出し方は、次のとおりです。
- 仕事をする時間で計算する
- コンセント数で計算する
仕事をする時間で計算する場合は、1日8時間を週5日使用すると、1ヶ月で160時間になります。1ヶ月は30日として720時間のため、160 ÷ 720 × 100 ＝約22％で計算するのが賢明です。
コンセント数で計算する場合は、全てのコンセント数と仕事で使う分で按分率を計算します。例えば、自宅のコンセントが10個あり仕事用に2個使うと按分率は「2 ÷ 10 × 100 ＝20％」です。
インターネットなどの通信費
事務所などを借りて仕事専用でインターネット回線や固定電話を使う場合、通信費は全額経費にすることが可能です。
ただし、仕事とプライベートで兼用する際には、按分率を算出して計算します。たとえば、1日8時間・週5日間仕事をすると、160時間の稼働になります。
1ヶ月は30日で720時間であるため、160 ÷ 720 × 100 ＝約22％の按分率で通信費を経費に計上しましょう。
また、スマートフォンを仕事で使う場合には、法人契約で業務専用のスマートフォンを契約するのがおすすめです。名刺などに業務専用の電話番号を記載すれば、業務利用の証明もできます。
コピー用紙などの消耗品
次のような仕事で使用する消耗品も経費として計上できます。
- コピー用紙
- ボールペン
- ファイル
- メモ帳
- 清掃用シート など
消耗品を経費にする場合は、プライベートとの兼用は避けるのが賢明です。
もし、プライベートと兼用しても、按分率を計算して仕事で使用した分のみを経費にできます。ただし、消耗品の個数や枚数の管理を正確に行うのは困難です。
可能な限り、消耗品は仕事用とプライベート用を分けて使用することをおすすめします。
勉強会などへの交通費
仕事で利用したバスやタクシー、電車代などの交通費も経費として計上できます。
フリーランスエンジニアは、勉強会への出席や取引先が指定するオフィスへ向かうこともあり、交通費がかかることもあります。電車代やバス代などは領収書がないものの、移動目的を帳簿に記載すれば経費として計上が可能です。
ただし、移動目的が曖昧な交通費を過剰に計上すると税務署から調査される場合もあります。税務調査の際にきちんと説明できるように、移動の目的をメモに残す習慣をつけるといいでしょう。
また、打ち合わせの移動では取引先が交通費を出すケースもあります。交通費を請求出来れば経費として計上しなくて済むため、確認するといいでしょう。
接待交際費
取引先との打ち合わせや忘年会などの接待交際費も経費として計上できます。接待交際費に上限額はないため、仕事のための飲食は全額経費として計上が可能です。
具体的に、接待交際費には次のようなものがあります。
- カフェでのミーティング
- 交流会への参加
- 仕事の打ち上げ
- 忘年会や新年会 など
接待交際費は経費の中で不正が行われやすい項目であり、税務署は注意深く確認します。もし、接待交際費で税務調査の調査を受けた場合は、厳しい確認が避けられません。
万が一に備えて、日時と場所、接待の目的を帳簿に忘れずに記載しつつレシート・領収書の保管を徹底しましょう。
他者に業務依頼する際の外注費
仕事の一部を外注した場合は、外注費を経費として計上できます。例えば、作業量が多く納期がタイトな場合は、外注し効率良く進めることもあるでしょう。
外注費は全額経費になるものの、外注内容が原稿料やデザインを含む場合には源泉徴収の対象になるため注意が必要です。源泉徴収をすると、翌月10日までに税務署などに納めなければなりません。
フリーランスエンジニアの仕事で源泉徴収の対象は、次の3つです。
- 記事の執筆を含む仕事
- Webサイトなどのデザインを含む仕事
- セミナーなどでの講演料
仕事を外注する場合は、源泉徴収の対象なのかも確認するのが賢明です。
パソコンや周辺機器の購入費
パソコンや周辺機器の購入費も、経費にできます。たとえば、プリンターやマウスといったパソコン周辺機器は、仕事のみで使うなら全額経費にすることが可能です。
ただし、フリーランスエンジニアが使用するパソコンの購入費は注意しなければなりません。経費に計上できるものは、使用可能期間が1年未満または購入金額が10万円以内と決められています。
フリーランスエンジニアに必要な大容量メモリや高速処理が可能なパソコンを購入すると、10万円以上になることが多いです。10万円以上の費用では固定資産扱いになり経費で計上できず、減価償却費を使う必要があります。（※）。
減価償却費とは、固定資産の購入費用を耐用年数で分割し、毎年経費として計上する処理のことです。パソコンの購入費は一括で経費にできない可能性があることを、覚えておきましょう。
※：参照：東京都主税局
セミナーなどへの参加費
フリーランスエンジニアには、次のような諸会費も経費として計上できます。
- オンラインツール（Slack,Adobe,chatworkなど）の有料会員登録料
- フリーランス協会の年会費
- セミナーや勉強会の参加費
- オンラインサロンの参加費・会費
会員登録するもので仕事に関係する会費は経費にできます。フリーランスエンジニアは、何かしらのオンラインツールを利用することが多いです。
初月は無料登録でも、1～3ヶ月程経つと有料会員に切り替わるケースも少なくありません。気づかないうちに有料会員となることもあるため、参加費や会費の費用は詳細に確認しましょう。
参加費や会費などを経費にする場合は、クレジットの明細といった支払いを証明する書類のコピーを保管することがおすすめです。
租税公課
租税公課も、経費の対象になります。租税公課とは、国や地方自治体に納める『租税』と公共団体等に納付する『公課』を合わせた言葉です。
具体的に、租税公課には次のものが含まれます。
- 個人事業税
- 固定資産税
- 自動車税
- 消費税
- 印紙税
個人事業税など仕事のみに関わる税金は、全額経費にすることが可能です。ただし、車を仕事とプライベートで兼用する場合には事業で使用する分のみを経費として計上します。
つまり、按分率を算出して納税額にかけて仕事で使用した分を計算します。自動車税では、1カ月の走行距離を基準として仕事で使った分を計算し納税額を乗じて経費として計上するといいでしょう。
新聞図書費
新聞図書費も、経費で計上が可能です。新聞図書費には、専門書の購入や新聞の購読費が含まれます。
専門書などを購入すればスキルアップや新しい知見を身に付けられます。また、新聞からはIT技術の進歩や最新技術などを知れるため、経費にできるのです。
近年は紙ベースの書籍に加えて、電子書籍を購入する人もいます。もちろん、電子書籍も新聞図書費で計上が可能です。クレジットの明細といった支払いの証明を領収書代わりに保管するのが賢明です。
雑費
次のような雑費も、経費に計上ができます。
- 代理店を通した物品購入時の手数料
- 銀行への振込手数料
- 法人化にかかる各種手数料
- 登記にかかる各種手数料
上記のように販売手数料や振込手数料、仲介手数料などが雑費に含まれます。いずれの支払い手数料にも支払い明細表や領収書があるため、支払った証明として保管しましょう。
また、振込手数料は通帳の記載ページをコピーすれば、経費に計上が可能です。一方、ネット銀行の場合は取引がわかるページのスクリーンショットを印刷すれば問題ありません。
広告宣伝費
フリーランスエンジニアは、次のような広告宣伝費も経費として計上できます。
- 名刺
- ポートフォリオ作成費
- 年賀状
- 屋号入りのカレンダーやタオル
広告宣伝費では、営業活動で使用する物品や取引先への挨拶品などが含まれます。フリーランス活動をするうえで、自分自身を売り込むための品物は広告宣伝費で計上が可能です。
広告宣伝費に上限額はないため、広告や宣伝効果が期待できるものは全額経費にできます。
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フリーランスエンジニアが経費にできないもの3選
フリーランスエンジニアが経費にできないものを計上すると、税負担が増える可能性があります。うっかりミスを避けるためにも、ここからはフリーランスエンジニアが経費にできないものを、3つにまとめて紹介します。
プライベートのみの出費
フリーランスエンジニアは、プライベートのみの費用を経費にできません。経費に計上できるのはフリーランスエンジニアが仕事をするうえで必要な費用だけです。
たとえば、プライベートの飲食代や家族旅行などはプライベートのみの出費になります。加えて、経費の落とし穴に仕事での乗車中に起きた駐車違反や速度違反などの罰金があります。
たとえ仕事の目的で運転したとしても、罰金はプライベートの事情と見なされて経費に認められません。車を運転する際には交通ルールを守りましょう。
所得税と住民税などの税金
フリーランスエンジニアが納める所得税や住民税などの税金も、経費にできません。所得税や住民税は、収入に応じて課せられる個人宛の税金です。
そのため、所得税と住民税は仕事をするうえで必要な経費にはなりません。一方で、経費にできる税金もあります。具体的には、固定資産税や自動車税、消費税などです。
経費に計上できる税金と経費にできない税金を確認し、間違えることがないようにしましょう。
健康診断にかかる費用
フリーランスエンジニアが経費にできないものとして、健康診断の費用もあります。健康診断にかかる費用が経費にならないのは、フリーランスには健康診断の受診義務がなく、プライベートな出費と見なされるからです。
加えて、健康診断の費用は医療費控除の対象にもなりません。フリーランスが健康診断をする際には完全に実費であることを覚えておきましょう。
とはいえ、健康診断をすれば病気を早期に発見でき、安心して仕事ができるため、可能な限り受診することをおすすめします。
フリーランスエンジニアが経費を計上する際のポイント
フリーランスエンジニアは経費を計上する際に工夫をすれば、節税効果を高められます。そこで、ここではフリーランスエンジニアが経費を計上する際のポイントを、3つにまとめて紹介します。
経費率の高すぎ・低すぎは避ける
フリーランスエンジニアが経費を計上する際には、経費率の高すぎや低すぎは避けるのが賢明です。
経費が高すぎると、税務署に私用の費用も経費に計上しているといった不正な申告を疑われます。また、経費が低すぎれば、事業の実態を把握できない側面があり、税務調査の対象になりやすいのです。
フリーランスエンジニアは、売上から経費を引いた割合（経費率）が、50％程度になるのが理想的です。フリーランスエンジニアは仕入れがない業種であるからこそ、低めの経費率であれば税務署からの納得を得やすくなります。
事業を進めるうえで正しく経費にしつつも、フリーランスエンジニアは経費率を意識して計上することが大切です。
家事按分を駆使する
家事按分を駆使することも、フリーランスエンジニアが経費を計上する際のポイントです。家事按分とは、フリーランスが仕事用と私用を兼用する場合に事業用と私用に分けて経費を計算する方法を指します。
具体的には、フリーランスエンジニアが仕事場を設けず、自宅で作業を行う場合に利用する方法です。自宅で仕事をすると、家賃や水道光熱費などは事業用と私用が混在しているため、事業で使う割合を算出して計算します。
事業で使う割合の算出方法は、床面積や使用時間、回数など合理的な説明ができるような基準で算出するのが賢明です。フリーランスエンジニアが自宅で仕事をするなら家事按分を有効に使い、経費を計上することをおすすめします。
独立準備の費用は繰延資産を上手に活用する
フリーランスエンジニアが独立準備の費用を経費に計上するなら、繰延資産で行いましょう。繰延資産とは、支出を分割して数年かけて費用にできる特別な資産のことを指します。
独立準備では、高性能のパソコンや開発ツールの導入などで高額な費用がかかることが多いです。加えて、独立仕立てでは売上が少ないまたは安定しないため、経費が多く赤字になることもあります。
そこで、繰延資金を利用して少額ずつ経費にすることで、数年間にわたり税負担を軽減できるのです。フリーランスエンジニアへの独立準備費が高額な場合には、繰越資金を上手に活用することをおすすめします。
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フリーランスエンジニアが経費を計上するまでの手順
フリーランスエンジニアがスムーズに確定申告ができるように、経費計上の流れを把握するのが賢明です。そこで、ここではフリーランスエンジニアが経費を計上するまでの手順を、4つにまとめて紹介します。
経費にする領収書・レシートを保管する
フリーランスエンジニアが経費にする領収書やレシートを保管しましょう。税務調査の際に、経費に計上した項目の領収書やレシートが必要になります。
領収書やレシートは、青色申告の場合は7年間、白色申告なら5年間の保管義務があります。日付・支払先・金額・内容が記載されていることを確認し、大切に保管しましょう。
ただし、領収書の場合は内容が詳細に書かれていない場合があるため、裏面に用途などをメモしておくのが賢明です。また、領収書がメールで添付された電子データなら、PDF化して保存することをおすすめします。
税務調査の際に説明に困らないよう経費の証として、領収書やレシートの保管を徹底しましょう。
帳簿に経費の種類・金額を記載する
領収書やレシートを保管ができ次第、帳簿に経費の種類や金額を記載します。
フリーランスエンジニアが帳簿を記載する際には、弥生やfreeeといったクラウド型の会計ソフトの利用がおすすめです。会計ソフトを利用すれば、クレジットカードや口座などを紐づけるだけで取引を勘定項目ごとに自動で振り分けられます。
加えて、レシートをスマートフォンで撮影するだけで、金額や内容をデータ化して帳簿に反映できるのです。また、青色申告を行う場合には複式帳簿への記載は必須であるものの、クラウド型会計ソフトなら対応できます。
万が一、法改正が生じた際にも会計ソフトはアップデートされるため、最新の税制度の元で帳簿を付けられる安心感もあります。
経費か判断できないものは税理士に相談する
フリーランスエンジニアが経費にできるのか判断に困る場合には、税理士に相談しましょう。基本的には、事業を進めるうえで必要な費用は経費にできます。
ただし、取引先との打ち合わせに向けて購入した洋服や身だしなみを整えるための美容院代などは、判断に困ることもあります。
フリーランスエンジニアが経費にする基準は「費用が直接的に事業の売上に貢献しているのか」です。自分で判断が付かない場合には、不正の申告にならないよう近くの税理士事務所に問い合わせ、相談することをおすすめします。
確定申告書を作成する
確定申告の時期が来たら、確定申告書を作成します。帳簿への記載や経費の領収書とレシートの情報をもとに、確定申告書の作成を行います。
確定申告書の作成はe-Taxを利用して、電子送信するのがおすすめです。e-Taxを利用すれば、手順に従い確定申告書の作成を進められます。
画面に表示される内容をもとに収入や経費などを記載すると、確定申告書の作成が完了する流れです。
言葉の意味や内容に疑問を持ちそうな箇所には、別タブで開ける説明が添付されています。そのため、初めて確定申告をする場合にもそれほど困らずに進められるのです。
フリーランスエンジニアの経費にまつわるよくある質問
ここでは、フリーランスエンジニアの経費にまつわるよくある質問にお答えします。
経費に計上する領収書やレシートを紛失したらどうすればいい？
フリーランスエンジニアが経費に計上する領収書やレシートを紛失した場合は、再発行を依頼しましょう。領収書やレシートの再発行が難しいなら、クレジットカードの明細や銀行振込の明細、請求書など代用可能なものを探します。
経費にする領収書やレシートで大切なのは、支払いの事実です。支払いの証明ができるものを探しましょう。
経費で税務調査を受けたら何をするの？
経費で税務調査を受けると、次の流れで対応します。
- 書類の準備
- 実地調査
- 申告の修正や指導への対応
税務署の職員は、経費の計上に疑問点を持つと、調査対象にします。そのため、経費の領収書や電子データなどで内容を追えるものを準備し、説明できるようにするのが賢明です。
もし、税務調査で指摘されて申告の修正が必要なら修正申告を行い、過不足分の納税などを行います。申告の修正が必要なくても、税務署から指導を受ければ翌年以降に同様のことで調査されないよう対応することが欠かせません。
経費の計上以外で節税対策になることはある？
フリーランスエンジニアは経費の計上以外でも、所得控除で節税ができます。
具体的には、生命保険料控除やふるさと納税、小規模企業共済などの費用を控除できるのです。加入中の生命保険は年末に控除証明書が届くため、活用しましょう。
また、将来の備えとして小規模企業共済に加入するなら、全額経費にできます。可能な限り、所得控除も有効に活用して納税額を抑えることをおすすめします。
フリーランスのミカタでは
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まとめ
今回はフリーランスエンジニアが経費にできるものや経費を計上する注意点を解説しました。
フリーランスエンジニアは仕事に関係する費用は経費にできますが、多すぎても少なすぎても良くありません。経費が多すぎると税務調査の対象となり、少なすぎると納税額が多くなるからです。
フリーランスエンジニアが経費に計上する目安は50％程度です。売上と経費の割合を50％程に留めると、税務署が気に留めず、節税効果もあるのでベストな割合と言えます。節税ができれば、収入アップも見込めるのです。
ただ、節税対策だけでは十分に収入を上げることは難しいでしょう。だからこそ、フリーランスのミカタを活用して高単価案件を獲得することをおすすめします。
